Ce qu'il faut savoir sur nos procédures de départ en séjour

Comment préparons-nous les départs de nos groupes pour que cette première étape du séjour soit un moment sous le signe de la convivialité et de la sérénité ? Plongeons au coeur de nos procédures.

Une gare bondée lors d'un grand départ de l'été ? La gare du Nord pour les séjours linguistiques, gare de Lyon ou Austerlitz pour nos colonies de vacances ou les aéroports pour nos colos internationales, un constat commun s'impose : il est difficile de s'y retrouver parmi les nombreux organismes de séjours présents sans compter le départ des vacanciers indépendants.

Avant le départ - la convocation

Document tant attendu par les parents et les enfants, la convocation est envoyée 3 semaines avant le départ des jeunes. Elle comporte des éléments relatifs au départ comme l'heure de convocation, le lieu de rendez-vous, le nom et le téléphone du directeur du séjour et les papiers d'identité nécessaires (indispensables pour le passage des douanes lors des séjours à l'étranger).

Nous y insérons également un mémo intitulé « comment nous repérer à la gare ou à l'aéroport » où nous mettons en évidence la signalétique à trouver le jour J.

Le jour J

Toute l'équipe d'Action Séjours est sur le pont, chaque membre de notre staff dispose d'une mission bien précise.

Le responsable départ : il arrive très tôt à la gare pour mettre en place le dispositif départ. C'est lui qui attribue un emplacement bien précis pour chaque séjour et il met en place la signalétique centrale, visible de loin, qui fera office de « phare » pour les parents et enfants. Il restera ensuite à cet endroit pour les orienter.

L'escorte transfert : parce que prendre le métro ou le RER peut être impressionnant, Action Séjours met en place pour les jeunes de province le service accueil transfert . Nos équipes accueillent le stagiaire à son arrivée à Paris (gare ou aéroport) et l'accompagnent jusqu'au lieu de départ. L'enfant n'est jamais seul car il est directement confié au directeur du séjour.

Le directeur du séjour : pièce maîtresse du dispositif, c'est à lui que vous confiez vos enfants. Il va vérifier s'il possède toutes les informations relatives à votre enfant (fiches sanitaires, coordonnées téléphoniques, mail...) Il organise les départs avec son équipe d'animateurs afin d'éviter les files d'attente trop longues. Nos directeurs attribuent à chaque stagiaire, un « berger », autrement dit un animateur en charge d'un groupe de 7 à 8 jeunes lors du départ. Ces bergers seront en charge d'escorter les jeunes depuis le lieu de rendez-vous jusqu'au train (ou avion).

Les animateurs du séjour : en charge de leur petit groupe de « stagiaires », les animateurs échangent les premiers mots avec nos jeunes et font en sorte de tisser les premiers liens entre les jeunes eux-mêmes.

Le point commun à toutes nos équipes

Le T-shirt jaune : la tenue officielle d'Action Séjours, bien « jaune soleil » pour être bien visible.

La charte de sécurité : la Charte de Qualité et de Sécurité est un document regroupant toutes les procédures à suivre pour qu'un séjour avec des enfants se déroulent dans des conditions de sécurité optimum. Nous avons voulu, au début de cette Charte, attirer l'attention du staff sur les actions importantes à mener afin de garantir cette sécurité. La sécurité des enfants étant notre préoccupation première, nous avons mis en place des règles de surveillance et de fonctionnement au minimum égales, voire plus exigeantes que la loi française et la norme NF service.
La sécurité des enfants doit être présente en permanence dans l'organisation des séjours.

Le sourire : C'est tellement plus agréable !

Avec Action Séjours, les départs sont des moments conviviaux qui placent les enfants dans les meilleures conditions pour leur séjour !

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